Servis fakturası, hesab və e-qaimə: fərq nədir?

“Faktura” sözü gündəlik danışıqda bir neçə fərqli sənəd üçün işlədilir. Servisin daxili işi, müştəriyə təqdim etdiyi hesab və dövlət sistemində tərtib olunan rəsmi vergi sənədini qarışdırmamaq vacibdir.

İş sifarişi nədir?

İş sifarişi və ya naryad qəbul, şikayət, diaqnoz, xidmət, hissə, usta, status və razılaşdırılmış məbləği birləşdirən əməliyyat sənədidir. O, görülən işin əsas tarixçəsidir.

Servis hesabı nədir?

İş tamamlandıqdan sonra xidmətlər, hissələr, endirim, vergi parametri və yekun məbləğ əsasında müştəriyə PDF və ya çap hesab təqdim oluna bilər. Bu sənəd müştərinin nə üçün ödəniş etdiyini aydınlaşdırır.

Ödəniş qeydi nədir?

Nağd, kart və ya köçürmə ilə alınan məbləğ, tarix və qalıq borc ayrıca saxlanmalıdır. Qismən ödəniş hesabı tam ödənilmiş kimi göstərməməlidir.

Rəsmi elektron vergi sənədi

E-qaimə və digər məcburi fiskal sənədlər aktual qanunvericiliyə və dövlət sisteminin qaydalarına uyğun tərtib olunur. Servis proqramında yaradılan PDF hesab avtomatik olaraq dövlət elektron vergi sənədi demək deyil. Hüquqi statusu, rekvizitləri və tətbiq olunan prosesi mühasibinizlə dəqiqləşdirin.

Sistemdə düzgün axın

1. İş sifarişi açılır və razılaşdırılır.
2. Xidmət və istifadə olunan hissələr qeyd olunur.
3. Servis hesabı yaradılır.
4. Ödəniş və qalıq borc qeyd edilir.
5. Tələb olunan rəsmi sənəd ayrıca uyğun sistemdə tərtib olunur.

Servis faktura proqramı səhifəsində EAVTO-nun PDF hesab və ödəniş axını izah olunur. Bu məqalə hüquqi və vergi məsləhəti deyil.

Daxili sənəd və rəsmi sənəd

Bu mövzuda qarışıqlığın kökü bir anlayışın iki fərqli məqsədə xidmət etməsidir. Servisin müştəriyə verdiyi hesab daxili əməliyyat sənədidir: görülən işi, istifadə olunan hissəni və məbləği göstərir, ödənişin izlənməsinə xidmət edir. Vergi qanunvericiliyinin tələb etdiyi rəsmi elektron sənəd isə ayrı kateqoriyadır və dövlət sistemi üzərindən rəsmiləşdirilir. Birincisi hər müştəri üçün lazımdır, ikincisi isə fəaliyyət formanızdan və müştərinin statusundan asılıdır.

Fiziki və hüquqi şəxs müştəri fərqi

Praktikada bölgü çox vaxt müştərinin statusundan asılı olur. Fərdi müştəri üçün adətən servisin öz hesabı kifayət edir — o, sənədi zəmanət və uçot üçün alır. Hüquqi şəxs müştəri isə xərci öz mühasibatlığında rəsmiləşdirməlidir, ona görə rekvizitli və qanunvericiliyin tələb etdiyi formada sənəd gözləyir. Servis bu iki halı əvvəlcədən ayırıb prosesini qurmalıdır ki, qəbulda hər dəfə eyni sual yaranmasın.

Hesabda hansı rekvizitlər olmalıdır

Hüquqi şəxsə verilən sənəddə minimum bunlar olmalıdır: servisin adı, VÖEN-i və ünvanı; müştərinin adı və VÖEN-i; sənədin nömrəsi və tarixi; görülən işlərin və istifadə olunan hissələrin ayrıca siyahısı; miqdar və vahid qiymət; ƏDV ayrıca sətirdə; yekun məbləğ. Bu məlumatları sistemə bir dəfə daxil edib avtomatik yerləşdirmək həm vaxt qazandırır, həm də səhv riskini azaldır.

ƏDV: ayrıca göstərmək niyə vacibdir

ƏDV ödəyicisisinizsə, vergi məbləği yekun rəqəmin içində gizlənməməli, ayrıca sətirdə görünməlidir. Bunun iki səbəbi var. Birincisi, hüquqi şəxs müştəri həmin məbləği öz uçotunda ayrıca göstərməlidir. İkincisi, sizin öz hesabatınız üçün dövr ərzində hesablanmış vergi məbləği toplana bilən olmalıdır. Sistemdə vergi sətrinin ayrıca hesablanması bu iki tələbi eyni anda ödəyir.

Ödənişin sənəddən ayrı izlənməsi

Sənədin verilməsi ilə pulun alınması eyni şey deyil və bunları qarışdırmaq servislərdə ən çox borc itkisinə səbəb olur. Hesab verilib, amma ödəniş qismən olub — bu vəziyyət ayrıca izlənməlidir. Praktik qayda: hər hesabın statusu üç haldan birində olmalıdır — ödənilməyib, qismən ödənilib, tam ödənilib. Qismən ödəniş halı olmayan sistem real vəziyyəti göstərmir və ay sonunda borc siyahısı yanlış çıxır.

Sənəd arxivi və axtarış

Bir il sonra konkret bir hesabı tapmaq lazım gələndə axtarışın neçə dəqiqə çəkdiyi arxiv sisteminizin keyfiyyətini göstərir. Rəqəmsal arxivdə hesab müştəri adı, dövlət nömrəsi, tarix aralığı və məbləğ üzrə axtarıla bilməlidir. Kağız arxivdə bu axtarış çox vaxt praktik olaraq mümkün olmur, ona görə mübahisə yaranda servis öz mövqeyini sübut edə bilmir.

Nəyi mühasibinizlə dəqiqləşdirməlisiniz

Bu mətn ümumi iş prosesini izah edir, konkret hüquqi tələbləri deyil. Vergi qanunvericiliyi dəyişir və tələblər fəaliyyət formanızdan asılıdır. Mühasibinizlə bu dörd sualı aydınlaşdırın: hansı müştəri kateqoriyasına hansı sənəd verilməlidir; ƏDV qeydiyyatı statusunuz nədir; rəsmi elektron sənəd hansı hallarda tələb olunur; sənədləri nə qədər müddət saxlamalısınız. Bu dörd cavab prosesinizi qurmaq üçün kifayətdir.